1. Rekisterinpitäjä

Espoon Perhokalastjat Ry (jäljempänä ”EPK”). Viherlaaksontie 7, Espoo

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Markku Starmans
epk.jasenasiat@gmail.com

3. Rekisterin nimi

EPK jäsenrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EPK:n henkilötietojen keräämisen tarkoitus on

• Jäsentietojen ja jäsenrekisterin ylläpito
• Sopimusten ja tilausten mukainen laskutus
• Maksukäyttäytymisen seuranta
• EPK:n palvelun tuottamista ja tiedottamista varten
• Asiakassuhteen hoitamista varten

Henkilötietojen käsittelyperuste:

Henkilötietojen lainmukaisena käsittelyperusteena on yhdistyksen jäseneksi liittymisen täytäntöönpano ja palvelujen tuottaminen.

5. Rekisterin pääasialliset tiedot

Rekisterin pääasialliset tiedot:

– Henkilön nimi
– Osoitetieto
– Sähköpostiosoite
– Puhelinnumero
– Syntymäaika
– Maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot
– Tiedot tilauksista
– Asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallisena tietolähteenä toimii jäsen itse.

Tietoja voidaan päivittää myös viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä rekisteriotteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille paitsi lainsäädännön velvoittaessa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä tai kun hän ei ole enää EPK:n jäsen, ja ellei lainsäädäntö, sopimuksellinen asia tai palveluntuottaminen henkilölle estä tietojen poistamista.

Tietojen käsittelemisessä käytettävät palvelimet ja muut tekniset apuvälineet voivat olla rekisterinpitäjän käyttämän ulkopuolisen palveluntarjoajan omistuksessa ja hallinnassa.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat rekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyllä rekisterinpitäjällä tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivalla seuran henkilöllä on pääsy rekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin EPK:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. EPK huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

A) Manuaalinen ELI fyysinen aineisto

Tietojen käsittelyä manuaalisesti pyritään välttämään. Mikäli tietoja on tarpeen käsitellä manuaalisesti, tiedot tuhotaan välittömästi käsittelyn jälkeen.

B) Digitaalisesti käsiteltävät tiedot

Jäsenrekisteritiedot on tallennettu jäsenrekisterinhallintajärjestelmään, joka on suojattu tarpeellisin teknisin toimin asiattomalta käytöltä mm. seuraavasti:

– Järjestelmän käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan.
– Järjestelmän käyttöoikeus on vain jäsenrekisterin yhteyshenkilöllä.
– Järjestelmää käytetään www-selaimella aina suojatussa https-yhteydessä.
– Järjestelmä on suojattu tarpeellisin teknisin toimin asiattomalta pääsyltä.

Tarkastusoikeus:

Rekisteröidyllä on tarkastusoikeus jäsenrekisteriin tallennettuihin tietoihin. Tarkastuspyynnöt on lähetettävä rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista:

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä korjauspyyntöjä jäsenrekisteriin tallennettuihin tietoihin ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet:

Rekisteröidyn tiedot poistetaan EPK:n rekisteristä, kun tietoja ei enää tarvita rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseen.